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仕事の基本が全くできていなかったので今後のために自分の行動を振り返ってみた

はじめに

皆さんこんにちは。

皆さんは仕事の質は高い方でしょうか?

また仕事のスピードは早い方でしょうか?

自分は以前から仕事の質が低く、スピードも並以下なのが悩みでした。

そんな時、ソニックガーデンの倉貫さんのブログで下記の3つの記事に出会いました。

kuranuki.sonicgarden.jp

これらの記事を読んだ結果、自分は技術スキルやコミュニケーションスキルを高める以前にそもそも仕事の基本が全くできていなかったことがわかりました。

そのため、今回は上記の倉貫さんの記事から仕事の基本を確認し、これまでの自分を振り返って見たいと思います。

 

この記事の目的

この記事では自分のような仕事の基本ができていないがために嫌な思い、苦しい思いをしている人を少しでも減らすため、仕事の基本を確認し、これまでの自分の何がいけなかったのかを確認します。

この記事を読むことで仕事力の向上につなげることができれば幸いです。

 

仕事の基本7つの当たり前

倉貫さんの記事では質とスピードを上げる仕事の基本7つの当たり前として下記を挙げられています。

  • 目的を確認して「そもそも」を考える
  • 「タスクばらし」をして見積もりをする
  • 他の仕事を含めて優先順位を整理する
  • 週単位と日毎でスケジューリングする
  • 仕事単位で見積もりの誤差を確認する
  • 適宜相談を兼ねたコミュニケーション
  • 定期的に「ふりかえり」して改善する

上から順に見ていきます。

目的を確認して「そもそも」を考える

仕事に取り掛かる前に、今からする仕事の目的は何なのか、そもそも何のためにその仕事をするのかを考える必要があります。

これをしておくと何がいいのかというと、重要性によるタスクの優先順位付けがしやすくなるということと、タスクの消化の際に無駄のないやり方、最短経路を選択することができることです。

これらのことにより、仕事全体の生産性を向上させることができます。

例えばドキュメントを作成する場合、目的が社員だけが見る備忘録の作成なら身内がわかりさえすればいいので文章の体裁を整えるというタスクは重要性が低く後回しまたは必要ないとわかります。

自分の場合、仕事の前に仕事の目的を確認するということができていなかったので、本来の目的とは関係ない作業をしてしまい、結果として全体の仕事量が増えてしまって残業が多くなってしまったり、優先して終わらせるべき作業が後回しになってしまったりしていました。

 

「タスクばらし」をして見積もりをする

この「タスクばらし」は7つの基本のうち、セルフマネジメントをする上で最も大事な、初歩のスキルです。

倉貫さんも「社会人1年目のうちに身につけておきたいスキル」だと述べられています。

「タスクばらし」とは仕事をタスクに分解することです。

具体的なやり方は下記の通りです。

  1. 仕事のゴールを確認し理解する
  2. ゴール達成のために必要な項目を順番にリストアップしていく

1でゴールを確認しておくことで、2でリストアップした際に不要なものは排除することができます。

また、ゴールをしっかりと理解しておかないとタスクに分解していくことができません。

2で分解する粒度は「時間」で考えます。

大体30〜45分、長くても1時間単位で分解します。

ここで「時間」で考えるには、タスクにかかる時間を見積もる必要があります。

見積もりは最初から正確である必要はありません。

経験を積み、修正を繰り返すことで次第に正確な見積もりができるようになるのです。

自分はこれまで事前にタスクにかかる時間の見積もりをせずにタスクに取り掛かっていたため、1つのタスクに大量の時間を費やしてしまっていました。

また、事前にタスクばらしをしていなかったため、詳細なタスクが把握できずとりかかるのが後回し後回しになってしまっていました。

例えば「コピーアプリを作成する」という仕事に対して、タスクばらしを行っていなかったため、そこに至るタスクが把握できず、結果いつまでも後回しにして手つかずの状態が続いてしまっていました。

 

他の仕事を含めて優先順位を整理する

優先順位をつけるには重要度と緊急度で判断します。

ここで重要なのは「7つの習慣」でいうところの第二領域(重要度高・緊急度低)のタスクにしっかりと時間を割くことです。

多くの人は第一領域(重要度高・緊急度高)や第三領域(重要度低・緊急度低)に時間をとられがちですが、第二領域のタスクをしっかりとやっておくことで第一領域や第三領域のタスクが発生するのを防止することができます。

例えば先に紹介した「タスクばらし」も第二領域のタスクです。

重要な作業ではありますが、今すぐやらなくとも仕事には取り掛かることができるからです。

しかし、タスクばらしをしていないとどうなるかは先に述べた通りです。

結果として第一領域や第三領域のタスクが増えてしまい、それらのタスクに忙殺されることになるのです。

自分もこれまで第二領域のタスクを疎かにしてしまい、第一領域や第三領域のタスクの消化に追われてしまっていました。

 

週単位と日毎でスケジューリングする

まず日曜の晩か月曜の朝に1週間の過ごし方をシミュレーションし、書き出します。

その後、毎朝もしくは前日の夜に1日の過ごし方を考えます。

倉貫さんのブログには書かれていませんが、1週間の過ごし方のシミュレーションはある程度ざっくりとしたものでいいと思います。

詳細なスケジュールは毎朝もしくは前日の夜に考えるからです。

こうして1週間及び1日のスケジュールを事前に立てておくことで、急な割り込み作業が入ったとしても修正をしやすいです。

自分は以前会社にいた際は、毎日スケジューリングをしていなかったのでいつも行き当たりばったりでした。

結果、急な割り込み作業が入るたびに慌ててしまっていました。

 

仕事単位で見積もりの誤差を確認する

見積もりの誤差を確認するにはタスクにかかった時間を計測することが必要です。

見積もりと計測時間を比較し、次回の見積もり時間を修正していきます。

こうして修正を繰り返していくことで見積もりの精度が上がっていくのです。

自分は現在、togglを使って時間を計測しています。

しかし、タスクばらしをしていなかったため粒度が大きすぎ、せっかく計測した時間をうまく活用できていませんでした。

時間を計測するだけでは意味がなく、タスクばらしをやって初めて計測した時間に意味が出てくるのです。

 

適宜相談を兼ねたコミュニケーション

日頃から相談を兼ねた雑談をすることで、いつでも気軽に相談できる関係性が構築されます。

日頃から周囲とのコミュニケーションを怠っていた自分は、以前の現場で困ったことがあっても中々相談できませんでした(現場が炎上していたということもありますが)。

 

定期的に「ふりかえり」して改善する

仕事の質とスピードを上げていくには定期的に仕事の仕方を見直す必要があります。

「ふりかえり」はK(Keep:良かったこと)P(Problem:悪かったこと)T(Try:次に試すこと)でやるのがオススメです。

一人でやるよりも、他人からのフィードバックを受けた方が効果的です。

詳しい進め方ややる上でのコツは下記を参照してください。

kuranuki.sonicgarden.jp

自分の場合は、ふりかえりをやってみたことは何度かあるのですが、同じ現場に同じ会社の先輩や同僚がいたことがほとんどなかったため、あまり効果的にすることができませんでした。

また、先の第一領域や第三領域のタスクで手一杯になってしまいふりかえりに時間を割くことができなかったこともありました。

どうしても同じ現場や会社にフィードバックをもらえる先輩や同僚がいなければ、勉強会を開いてそこでフィードバックをもらうといいかもしれません(まだ自分もやったことはないのですが…)。

 

終わりに

今回自分の行動を振り返ってみて、いかに自分の生産性が低かったかということを嫌という程思い知らされました。

今後は7つの基本をしっかりと身につけ、イケてない社会人を脱却し、仕事のできるプログラマーになれるよう日々精進していきます。

また、冒頭で紹介した倉貫さんの記事はどれも理解しやすく、非常に役に立つので社会人としての経験年数を問わずぜひ一度読んでみてください。

ここまでお読みいただきありがとうございました。

何かご意見・ご感想あればコメントもらえるとありがたいです。